Aviso Legal, Términos y Condiciones

1. Identificación del prestador

En cumplimiento de la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE), se informa que el titular de este sitio web y prestador de los servicios descritos en el mismo es:

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, «T&C») regulan la relación contractual entre CallFlow AI y cualquier persona física o jurídica que contrate sus servicios (en adelante, «el Cliente»).

2. Objeto y ámbito de aplicación

Estos T&C se aplican a la contratación de cualquier servicio ofrecido por CallFlow AI, incluyendo sin limitación: el diseño, configuración, despliegue y mantenimiento de agentes conversacionales de inteligencia artificial para canales de WhatsApp Business y voz telefónica.

La aceptación expresa de estos T&C — mediante firma de propuesta comercial, pago de la cuota de setup o uso continuado del servicio — implica el acuerdo pleno y sin reservas con las condiciones aquí establecidas. Si el Cliente no acepta alguno de estos términos, deberá abstenerse de contratar el servicio.

3. Descripción del servicio

CallFlow AI proporciona al Cliente un agente de inteligencia artificial configurado a medida para gestionar comunicaciones con pacientes o clientes finales a través de WhatsApp Business y/o canal de voz, con las siguientes funcionalidades según el plan contratado:

• Atención de consultas frecuentes en lenguaje natural
• Captación de datos de contacto y calificación de leads
• Gestión y confirmación de citas mediante integración con sistemas de calendario (Google Calendar, Calendly)
• Envío de recordatorios automáticos
• Detección de cancelaciones y gestión de lista de espera
• Transferencia de conversaciones a operador humano cuando el agente lo determina necesario
• Generación de reportes mensuales de actividad

Las funcionalidades exactas dependen del plan contratado (Solo WhatsApp, Solo Voz o Bundle WhatsApp + Voz) y quedan especificadas en la propuesta comercial firmada por ambas partes.

4. Limitaciones del servicio

El Cliente reconoce y acepta expresamente que el agente IA de CallFlow AI:

• No proporciona asesoramiento médico, clínico ni diagnóstico de ningún tipo. El agente no está habilitado ni diseñado para realizar funciones sanitarias reguladas.
• No sustituye al criterio profesional de ningún miembro del equipo de la clínica o consultorio.
• No gestiona urgencias médicas. El Cliente es responsable de definir un protocolo de derivación para situaciones de urgencia, que deberá comunicar a CallFlow AI durante el proceso de onboarding.
• No garantiza la perfecta comprensión de todos los mensajes en todos los idiomas, dialectos o contextos.
• Puede cometer errores en la interpretación de solicitudes complejas, ambiguas o inusuales. El Cliente es responsable de supervisar las conversaciones y definir los umbrales de derivación a humano.
• Depende de servicios de terceros (WhatsApp Business API, servicios de IA de Anthropic, plataformas de calendario, herramientas de automatización) cuya disponibilidad está fuera del control de CallFlow AI.

El Cliente asume la responsabilidad de informar a sus pacientes o clientes finales de que están interactuando con un sistema de inteligencia artificial, en cumplimiento de la normativa aplicable.

5. Limitación de responsabilidad

5.1 Exclusión de daños indirectos

En ningún caso CallFlow AI será responsable por:

• Lucro cesante, pérdida de ingresos o pérdida de negocio
• Pérdida de datos o información del Cliente o de sus pacientes
• Daños a la reputación del Cliente
• Daños derivados de interrupciones del servicio ocasionadas por terceros (Meta/WhatsApp, proveedores de IA, operadoras de telecomunicaciones, servicios de calendario)
• Daños consecuentes, incidentales, especiales o punitivos de cualquier naturaleza
• Reclamaciones de pacientes o clientes finales del Cliente, derivadas del uso del agente IA

5.2 Disponibilidad del servicio

CallFlow AI no garantiza una disponibilidad del servicio del 100%. Las interrupciones planificadas (mantenimiento) serán comunicadas con al menos 24 horas de antelación. Las interrupciones imprevistas causadas por terceros (caídas de Meta, Anthropic, etc.) no generarán derecho a compensación por parte del Cliente.

5.3 Seguridad de datos

CallFlow AI aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos que gestione en el contexto de la prestación del servicio. Sin embargo, en caso de incidente de seguridad (brecha de datos), la responsabilidad de CallFlow AI quedará limitada a la cuantía establecida en la cláusula 5 de este documento, sin que quepa ninguna reclamación adicional por daños derivados de dicho incidente, salvo en los casos en que la normativa vigente no permita tal exclusión.

5.4 Responsabilidad del Cliente

El Cliente es el único responsable de:

• Obtener los consentimientos necesarios de sus pacientes o clientes finales para el tratamiento de sus datos
• Cumplir con la normativa sanitaria aplicable en su actividad
• Supervisar las conversaciones gestionadas por el agente y activar protocolos humanos cuando sea necesario
• Mantener actualizada la información que alimenta al agente (precios, servicios, horarios, protocolos)
• Notificar a CallFlow AI cualquier cambio en sus servicios o flujos de atención

6. Condiciones económicas y de pago

6.1 Estructura de precios

El servicio se factura mediante dos componentes:

• Setup (pago único): Se abona antes del inicio del proceso de configuración y no es reembolsable una vez iniciado el onboarding.
• Cuota mensual recurrente: Se factura por adelantado el primer día de cada mes.

6.2 Impuestos

Todos los precios indicados en la propuesta comercial y en el sitio web se entienden excluidos de IVA. El IVA aplicable se añadirá a la factura conforme a la normativa vigente.

6.3 Retraso en el pago

El impago de la cuota mensual en un plazo de 15 días hábiles desde la fecha de factura facultará a CallFlow AI para suspender el servicio sin previo aviso. La reactivación estará sujeta al pago de las cantidades pendientes más los intereses de demora legales.

6.4 Revisión de precios

CallFlow AI podrá revisar los precios del servicio con un preaviso mínimo de 30 días. Si el Cliente no acepta la nueva tarifa, podrá resolver el contrato sin penalización durante ese período.

7. Duración y resolución del contrato

7.1 Período de piloto

Los contratos de piloto tienen una duración inicial de 3 meses. Al término del piloto, el contrato se renovará automáticamente mes a mes al precio normal salvo que alguna de las partes notifique su voluntad de no renovar con al menos 15 días de antelación.

7.2 Contratos mensuales

Una vez superado el piloto, el contrato es mensual y puede resolverse por cualquiera de las partes con un preaviso de 30 días naturales.

7.3 Resolución por incumplimiento

Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato de forma inmediata y sin penalización si la otra parte incumple de forma grave y reiterada sus obligaciones contractuales, siempre que el incumplimiento no haya sido subsanado en un plazo de 10 días hábiles desde la notificación fehaciente del mismo.

7.4 Efectos de la resolución

Tras la resolución del contrato: (i) CallFlow AI desactivará el agente en un plazo máximo de 48 horas; (ii) el Cliente recibirá los datos de conversación generados durante su contrato en formato exportable dentro de los 30 días siguientes; (iii) no se realizarán devoluciones de cuotas mensuales ya abonadas, salvo acuerdo expreso entre las partes.

8. Política de privacidad

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), se informa lo siguiente sobre el tratamiento de datos de los visitantes de este sitio web y de los Clientes del servicio:

8.1 Responsable del tratamiento

CallFlow AI, con domicilio en Barcelona, España. Contacto: hola@callflow.ai

8.2 Datos que recogemos

• Del formulario de contacto: nombre, nombre de la clínica, teléfono y tipo de negocio. Finalidad: gestionar la solicitud de demo y el contacto comercial.
• Del servicio activo: datos de conversación entre el agente y los pacientes/clientes del Cliente (nombre del paciente, consulta, datos de cita). El Cliente actúa como responsable del tratamiento de estos datos; CallFlow AI actúa como encargado del tratamiento.

8.3 Base jurídica

El tratamiento de datos del formulario de contacto se basa en el interés legítimo de CallFlow AI y/o en el consentimiento del interesado. El tratamiento de datos derivado del servicio activo se basa en la ejecución del contrato entre las partes.

8.4 Conservación de datos

Los datos del formulario de contacto se conservarán durante el tiempo necesario para la gestión comercial y un máximo de 2 años. Los datos de conversación del servicio se conservarán durante la vigencia del contrato y 30 días adicionales tras su resolución.

8.5 Derechos del interesado

Cualquier persona cuyos datos trate CallFlow AI puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad enviando un correo a hola@callflow.ai con el asunto «Derechos RGPD».

9. Contrato de encargo del tratamiento (RGPD)

En el marco de la prestación del servicio, CallFlow AI accede a datos personales de pacientes o clientes del Cliente. En consecuencia:

• El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus pacientes/clientes.
• CallFlow AI actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, únicamente para prestar el servicio contratado.

CallFlow AI se compromete a:

• Tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente
• No comunicar los datos a terceros sin autorización del Cliente, salvo obligación legal
• Aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas
• Notificar al Cliente cualquier violación de seguridad de los datos en un plazo máximo de 72 horas desde su detección
• Suprimir o devolver todos los datos al Cliente al término del contrato

El Cliente, como Responsable del Tratamiento, garantiza que dispone de las bases jurídicas adecuadas para el tratamiento de los datos de sus pacientes, incluyendo los consentimientos necesarios para que dichos datos sean tratados por un sistema de inteligencia artificial.

10. Propiedad intelectual

Todos los desarrollos, flujos, configuraciones y adaptaciones realizados por CallFlow AI para el Cliente son de uso exclusivo del Cliente durante la vigencia del contrato. La propiedad intelectual de la tecnología subyacente, los modelos de IA, los flujos genéricos y el know-how de CallFlow AI permanece en todo momento en poder de CallFlow AI.

El Cliente concede a CallFlow AI el derecho no exclusivo de usar el nombre y logotipo de su clínica únicamente para los fines de configuración y prueba del agente, sin que ello implique ninguna cesión de marca.

11. Legislación aplicable y resolución de conflictos

El presente contrato se rige por la legislación española. Para cualquier controversia derivada de la interpretación o ejecución de estos T&C, las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Barcelona, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Antes de acudir a la vía judicial, las partes se comprometen a intentar resolver cualquier discrepancia de forma amistosa en un plazo de 30 días desde la notificación del conflicto.

12. Contacto

Para cualquier consulta sobre estos Términos y Condiciones, la Política de Privacidad o el ejercicio de derechos RGPD: